Skab overblik med digital kontrakthåndtering og -styring

Nu til dags udgør kontrakter en vigtig del af flere arbejdsprocesser og foretagende. For virksomheder er de blandt andet med til at sikre enighed om handelsforhold og vilkår. Kontrakter beskriver nemlig alle detaljer tilknyttet den pågældende aftale, som parterne er blevet enige om.

For at udnytte de resultater, som der er opnået i dine indgående aftaler, såvel som håndterer deres risici, forudsætter det, at du har effektive og gennemgribende rutiner og procedure på plads. Dette sikrer dig, at levering og fakturering sker efter de aftalte og ønskede rammer. For at imødekomme dette, er det vigtigt, at dit kontraktarbejde tager højde for processerne før og efter kontraktindgåelsen.

Tager din kontrakthåndtering ikke højde for de to dele af kontraktens livscyklus, kan det medføre til samtlige problemer. Et ineffektivt kontrakt-flow med utilstrækkelig kontraktstyring medvirker til, at du bruger længere tid på kontraktforhandlinger. Herudover øger det også risikoerne for manglende aftaleopfyldelse, levering og overfakturering.

Ønsker du at genvinde dine arbejdsprocesser og tage kontraktarbejdet til nye højder, anbefaler vi COMAsystem som løsning.

 

Strømlinet kontraktstyring fra A-Z til alle dine kontrakter

COMAsystem er et dedikeret og intuitivt cloudbaseret SaaS kontraktstyringsværktøj. Ved at bruge COMAsystem til din kontrakthåndtering, kan du danne dig et overblik over dine aftaler og kontrakter. Systemet er over de seneste 11 år blevet udviklet med laserfokus på brugervenlighed, udbytte og sikkerhed.

Systemet er kendetegnet for at gøre op med den klassiske arkiveringstankegang, ved at lægge høj fokus på aktiviteter gennem alarmopsætning. Dette gør det muligt for den kontraktansvarlige at følge op på de pågældende aftaler. Du kan nemlig med COMAsystem holde dig opdateret gennem hele processen fra samlet kundetilbud, genererede tilbudsdokumenter til selve underskrivningen inden for eventuel tidsfrist.

Mærkbare resurse- og tidsbesparelser

Manuel kontrakthåndtering har det hurtigt med at blive belastet i takt med, at arbejdsbyrden stiger. Dette betyder at du såvel som dine medarbejdere vil bruge længere tid på de forskellige led i kontraktens livscyklus.

Det kan forøge risikoerne for manglende overblik, hvilket kan øge risikoerne for manglende opfølgninger, fakturering, leverance mv.

Med COMAsystem kan du hurtigt og nemt lave dine egne kontraktskabeloner i Word, hvad end der er tale om:

• Leverandøraftaler
• Salgskontrakter
• Servicekontrakter
• Personalekontrakter

Efter at du har lavet dine kontraktskabeloner, kan du hurtigt opsætte alarmer, som giver dig notifikationer, når en kontrakt er underskrevet, skal opsiges eller genforhandles. Dette sammenkoblet med COMAsystems API integrationsmuligheder til dine nuværende forretningskristiske applikationer gør, at du automatiserer din kontraktstyring og derved får mere effektive arbejdsgange.

Herudover medvirker automatiseringen til, at I minimerer graden af menneskelige fejl, som der typisk er forbundet ved manuel kontrakthåndtering.

Effektive arbejdsgange understøtter ikke alene jeres drift, men giver jer også resursemæssige og økonomiske besparelser. De frigivne resurser kan I med fordel bruge på mere værdiskabende aktiviteter, samt at forbedre jeres konkurrencedygtighed.

GDPR sikker håndtering

COMAsystem er designet ud fra en “Privacy by Design” tilgang. Systemer er tilpasset, så det overholder EU’s DGDPR lovgivning, uanset hvilken kontrakttype du har at gøre med. Dette betyder, at du bekymringsfrit kan håndtere alle dine kontrakter med personfølsomme data og oplysninger fortroligt og forsvarligt.

Derudover har systemet den højest mulige revisionspåtegning – ISAE 3000.

10 forretningskristiske funktioner du får hos COMAsystem

1. Dedikerede kontraktmoduler.
2. Dashboard med kommende opgaver, prognoser og kontraktstatus.
3. Oversigt over alle kontrakter.
4. Digitale underskrifter.
5. Rettighedsstyring.
6. Hvornår forfalder aftaler og kontrakter til genforhandling.
7. Kontrakter pr. afdeling, placering, forretningsenhed eller ansvarlig medarbejder.
8. Kontrakt-metadata og kontraktafhængighed.
9. Kontraktgodkendelsesproces.
10. Kontraktrevisionslog.

 

Vil du gerne have morgendagens kontrakthåndtering?

Der er mange fordele at hente ved at bruge COMAsystem, hvad end du er en stor, mindre, national eller international virksomhed. Mange af vores kunder og referencer har ved brug af systemet oplevet betydelige besparelser. Hertil har de oplevet at forenkle deres kontraktarbejde, så det er mere overskueligt og værdiskabende.

Hos XP Digital står vi klar til at hjælpe jer. Vi tilbyder råd, vejledning, installation og hjælp til opsætning af COMAsystem, så I kan få så meget som muligt ud af systemet.

Skal vi kontakte dig? Udfyld venligst kontaktformularen til højre på midten af siden.