ContractCare / kontrakthåndtering
Få styr på jeres kontrakter og aftaler med kontrakthåndtering – ContractCare
Hvad koster det at overse opsigelsesfrister på kontrakter der ikke skal fornys? Har I abonnementer der er bestilt af medarbejdere der ikke længere bruger dem? Kan ledelsen se de aftaler der er indgået ude i organisationen? I en tid med fokus på omkostninger og krav om effektivisering af arbejdsgange er det vigtigt at have de rigtige værktøjer – og dette gælder især kontrakthåndtering.
Få overblik over jeres kontrakter, aftaler og abonnementer med den rette løsning til kontrakthåndtering.
Undgå at overskride opsigelsesfrister og få indblik i økonomi og historik på den enkelte kontrakt. Brugerhierarki gør det nemt for administration og bogholderi at holde overblik over alle organisationens kontrakter, og de afdelingsansvarlige har adgang til det, der er relevant for dem. Overskuelige lister med farvekoder og mulighed for filtrering sikrer overblikket og en agil kontrakthåndtering.
Hold styr på jeres aktiver
Under fanen Aktiver kan I oprette medarbejder-PC’er, mobiltelefoner og andet udstyr som I har brug for at holde styr på, på tværs af organisationen. Med aldersprofiler på it-udstyr bliver det nemt, at se hvornår udstyr skal udskiftes.
I har overblik over hvilket udstyr der er udleveret til den enkelte medarbejder, hvornår garantier udløber, serienumre, anskaffelses- og bogført værdi m.m. Status fortæller om udstyret er udleveret eller til disposition.
Det er nemt at komme igang
Indlæs jeres eksisterende kontraktlister fra Excel – eller lad en kontorelev eller den enkelte medarbejder oprette sine egne aftaler. Læg alt ind fra start, eller lave en blød opstart hvor
I opdaterer kontrakterne løbende, når I alligevel skal have fat i dem i forbindelse med godkendelse af de tilhørende fakturaer. Digital arkivering behøver ikke at være et stort projekt.
Se også Easy Translate
10 gode grunde til at bruge ContractCare
Oversigt over aktiver
Få overblik over medarbejder-PC’er, mobiltelefoner og øvrige aktiver der udleveres til medarbejderne. Aldersprofiler gør det nemt at holde styr på hvornår aktiverne er anskaffet og hvornår de skal udskiftes.
Fritekstsøgning i kontraktindhold
Brugerne kan ‘google’ på ord der indgår i aftaleteksterne, så de med få søgeord kan finde præcis det de leder efter, uden at kende fx. leverandøren.
Mail-alarmer
De ansvarlige får besked på e-mail, når opsigelsesfrister nærmer sig. I mailen kan de se hvilke aftaler der har udløst alarmer og hvad alarmstatus er – og man kan klikke sig fra mailen direkte til aftaleoversigten.
Fritekstsøgning i kontraktindhold
Brugerne kan ‘google’ på ord der indgår i aftaleteksterne, så de med få søgeord kan finde præcis det de leder efter, uden at kende fx. leverandøren.
Indeksregulering
Hvis man har aftaler der skal indeksreguleres, lægger man indeksnøglen ind på den enkelte aftale, så reguleres beløbet for raterne automatisk sammen med budgettallene.
Budget med Excel-eksport
Det bliver lynhurtigt at lægge budgetter for jeres aftaler og kontrakter. Med Excel-knappen eksporteres aftalerne til Excel. For hver aftale
ligger raterne i kolonner, måned for måned, så det bl.a. er nemt at lave hensættelser til eventualforpligtelser m.m.
Forespørg brugerne om deres kontrakter
Prik de kontraktansvarlige på skulderen: Marker en eller flere aftaler og brug Forespørg-knappen til at sende en e-mail, når du vil forespørge til en kontrakt eller aftale. Så sender systemet en mail med den tekst du har udfyldt og en oversigt over de markerede opgaver. Det gør det nemt at sikre at I ikke har aftaler kørende som ikke længere er relevante.
Revisionsspor
Brugerne kan ‘google’ på ord der indgår i aftaleteksterne, så de med få søgeord kan finde præcis det de leder efter, uden at kende fx. leverandøren.
Hierarkisk oversigt
Brugerne får adgang til de afdelinger der er relevante for den enkelte. Administrationen kan se alt, divisionschefer kan se det der vedrører deres afdelinger og medarbejderne kan se hvad der ligger under deres egen afdeling.
Integration med XP Digital Workflow
Med ContractCare får I mulighed for at integrere med andre af XP Digitals workflow løsninger.Få besked når fakturaen afviger fra raterne i kontrakten. Åbn aftalekortet i forbindelse med godkendelse for at tjekke eller opdatere oplysninger. Løsningen ligger som sit eget faneblad i den brugerflade I allerede kender og bruger de kreditorer I allerede har oprettet i økonomisystemet.
